Sin duda la perseverancia es indispensable en el logro de los objetivos de cualquier institución, sin embargo los esfuerzos no dirigidos u orientados en un sentido correcto, significarán una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo. La identificación de los procesos clave y su formalización y estandarización es uno de los pasos iniciales en cualquier proyecto de mejora institucional.
Acompáñanos en este gran Episodio y estreno de Temporada 3 con nuestro gran invitado Miguel Hernández.
José Inclán: [00:00:35] Hola. Qué tal a todos, Bienvenidos a esta nueva emisión de Campus Dojo. Ya en nuestra tercera temporada, muy contentos de estar aquí y recordándoles una vez más como lo hacemos cada episodio. No se les olvide echarle un vistazo a nuestro sitio web Campusdojo.com, así como descargar nuestra aplicación móvil. Aquellos que nos están viendo en el streaming o alguna repetición les aparecerá en códigos QR en la pantalla. Pueden escanearlo para descargar la aplicación en Google Play y Apple Store en el App Store y ahí podrán descargar la aplicación, la cual tiene episodios anteriores, así como fechas de eventos presenciales que estamos haciendo a lo largo de la República. Por si quieren venir a ver alguno de los eventos que hacemos en persona, nos encantaría tenerlos ahí. Estos eventos siempre están dedicados a directivos escolares. Tratamos de traer temas de inspiración, de edificación y que podamos apoyar a la gestión de las escuelas en toda la República. Entonces les doy la bienvenida a este nuevo episodio y también dándole la bienvenida a 1/2 de la mejor mitad del Dúo Dinámico a José Eduardo García. Tocayo. ¿Cómo estás? Muy buenas tardes. Días, mañanas, noches. Donde donde quiera que nos estén viendo.
Eduardo García: [00:02:01] Toca ya eso, como siempre. Muchas gracias. Siempre las florecitas se sienten bonito. Muchas gracias. Muy bien, muy contento de esto que tanto nos gusta. Siempre lo decimos. El día delicioso es el día del podcast. Es una actividad que disfrutamos muchísimo. La gente que ha pasado con nosotros ha dejado algo siempre en todo lo que hemos tenido de sesiones. Los episodios han sido cada uno con su estilo, cada uno con su granito de arena. Creemos para lo que estamos tratando de hacer como proyecto de Campus Dojo y pues entusiasmado y listo para este episodio.
José Inclán: [00:02:35] Claro, como dice siempre hemos siento que aprendemos muchísimo en los episodios y la verdad, como bien comentas, son una de las partes favoritas de nuestro trabajo y el día de hoy no será la excepción. ¿Tenemos un gran invitado, tenemos un gran tema, por qué no nos platicas un poquito acerca del tema a tocar?
Eduardo García: [00:02:54] Sí, claro que sí. De hecho es un tema que viene de lo más profundo de Campus Dojo, Campus Dojo nace precisamente con mucho del interés de esta temática, que es el mirar hacia dentro de las organizaciones, de las instituciones educativas en particular, que es lo que estamos haciendo y comenzar a ver si es que todavía nos sucede en algunos casos, a ver a la escuela como una institución, con todo lo que significa dar el paso de una escuela a manejo, una institución, dirijo una institución. Entonces hoy vamos a hablar de dos. Creo que son palabras importantes y presentes en todas las escuelas, pero que a lo mejor no están llevando el mismo eco hacia las propias actividades de la escuela, que tiene que ver con el orden y la disciplina. Hoy quisiéramos darle una temática enfocada al orden y a la disciplina institucional, precisamente y la importancia que tiene el contar con procesos bien definidos, pero después además, garantizar que se cumplan, porque también eso puede suceder, que si ya está todo en el libro y no sucede, simplemente se cae en el libro, entonces hoy vamos a platicar de eso, vamos a tener un invitado de una institución que sin duda puede ser una gran referencia para muchos de nosotros que estamos en eso, tratando de mejorar nuestras organizaciones y creo que puede ser un gran punto de partida.
José Inclán: [00:04:17] Claro, y antes de presentar a nuestro invitado, que bueno que mencionas esto del orden y la disciplina en el contexto de escuela, siempre nos imaginamos el orden y la disciplina con con los niños que estén calladitos en clase con los bracitos cruzados, pero como bien comentas es el orden y disciplina hacia adentro, no como cómo estamos organizados como instituciones educativas y casualmente platicábamos antes de que de que iniciar el episodio, platicábamos tú y yo tocayo, acerca de un desayuno que tuve yo el día de hoy con un empresario muy muy respetado, importante aquí en Estados Unidos, el cual precisamente me platicaba que el éxito de su negocio siempre han sido los procesos y como los los tiene definidos para que todos los miembros del equipo sepan qué es lo que se espera de ellos en toda circunstancia, ¿no? Y ese no es, esa no es la excepción. En escuelas, no escuelas como comentas también son un negocio. Necesitamos que trabajen de manera armoniosa con ese, con esa orden y disciplina. Y ahora sí, vamos a presentar a nuestro invitado el día de hoy. Tenemos con nosotros a Miguel Hernández. Miguel Hernández es el director de Educación Superior en la UVM Campus Cuernavaca. Y bueno, una institución que sabemos que tiene un largo pedigrí, orden y disciplina en sus sistemas. Entonces que mejor para platicarnos que Miguel Miguel, Bienvenido!
Miguel Hernández: [00:05:45] Muchísimas gracias José Eduardo, es un gusto estar acompañándolos el día de hoy. Muchas gracias por la invitación y pues súper sumado a este proyecto que tienen en Campus de Hoyo y pues específicamente en el tema del día de hoy, que es la importancia de esa disciplina operativa y de tener los procesos definidos en nuestras instituciones educativas, ¿no? Que es algo que nos genera impacto realmente en el día a día y por qué no decirlo, en el producto último o en el fin último que tiene nuestro proceso como formadores, no en el estudiante, en su bienestar, en la calidad académica y en su vida estudiantil. Entonces pues un gusto estar con ustedes y pues iniciemos con esto. Muchas, muchas gracias.
José Inclán: [00:06:31] Claro, claro, muchas gracias. ¿Y tocayo, por qué no nos arrancamos contigo? ¿Tú que tienes ese conocimiento de trinchera desde el lado de una escuela? Arranquemos.
Eduardo García: [00:06:41] Sí, yo quisiera plantearte esto, Miguel, que de pronto vemos instituciones justo como UVM, que tiene una oferta que va seguramente desde Educación media superior. No sé si haya por ahí cosas de educación básica, pero en educación superior, educación media superior, etc y de pronto estamos muy acostumbrados a ver a ese nivel de organizaciones, vamos a llamarles escuelas como el término general de escuelas, pues con procesos más definidos, tecnología mucho más implementada, no procesos de capacitación muy claros. O sea, la gente aspira a estar en esos lugares, no a poder formar parte de instituciones así. Pero lo que escuchamos muchísimas veces es que las escuelas de educación básica en muchos de los casos, por supuesto que hay muchas otras tantas que han logrado hacer esta transición, todavía no acaban de entender la diferencia entre verse como una escuela solamente y ver sólo el ámbito académico. Es decir, para que funcione la escuela, para enseñarles a los niños a hacer esta transición, a ver a la escuela como una organización con todas sus características y con esta visión institucional que yo la ocasión que he tenido de trabajar con escuelas al respecto, siempre comienzo con ello. ¿No ver desde la desde la propia palabra, no cuando tú te defines a ti mismo como una escuela, a veces pareciera que sólo hablas de bancas, mesas, alumnos y cuadernos y ya cuando hablas de institución educativa es algo mucho más robusto, como cómo has visto tú esto?
Miguel Hernández: [00:08:16] Es correcto. Y la verdad que qué interesante Eduardo, que comienzas con este tema porque efectivamente tenemos que ver a la escuela como un todo. ¿Ok? ¿Efectivamente, el engrane más grande de este sistema pues será, sí, la parte pedagógica, no que la parte de la formación esté funcionando, pero no es el único engrane para que esa máquina esté esté en marcha, no? Ahí podemos tomarlo desde la óptica de las ciencias de la educación, no todas aquellas que auxilian a esta rama. ¿Para qué? ¿Para que pueda darse un buen funcionamiento dentro de estos diferentes, dentro de este diferente engranaje, no? Entonces lo que nosotros tenemos que empezar a ver es, como bien lo comentas, la institución como un todo. Sí, es cierto, nuestro engrane mayor es la parte pedagógica, porque es ahí donde estará la operación, donde estará pues el resultado, el fruto de lo que de lo que realicen el resto de los engranes. ¿Pero tenemos que cuidar esa visión holística, no? Te puedo compartir también desde la experiencia. Yo tengo una formación muy, muy pedagógica. Yo estoy formado directamente en el área de la educación, pero propiamente esta experiencia, el estar dentro de la institución en la que me encuentro actualmente, el explorar en algunas otras, me ha hecho ver precisamente la escuela como un todo y el cómo ese todo que se compone de sus diferentes partes, llamémosle administración, tecnología educativa, servicios escolares, orientación educativa, coordinaciones académicas a todas esas áreas que componen ese todo, tienen una suma valía y tienen que estar interconectadas y comunicadas.
Miguel Hernández: [00:10:07] ¿Para que? ¿Para que demos esa armonía, No? Yo a veces le comento al equipo que tenemos que sonar como orquesta, casi casi bien afinados, bien alineados. Cada quien va a tener su rol, por supuesto, algunos en su momento tendrán incluso un mayor protagonismo, algunos otros estarán enfrente de la atención al estudiante, al cliente, no, algunos estaremos en el detrás del escenario. Lo comento. Y es muy importante tener esa claridad de que sí, es cierto. Todas esas áreas tienen que estar en un ambiente armonioso, coordinado, enlazado y con el conocimiento de qué impacto, que roles tenemos que jugar para brindar propiamente un total servicio educativo, no solamente un servicio académico, sino un general.
Eduardo García: [00:11:01] Sí, me gustó eso que dijiste. Es un servicio educativo, no un servicio académico. Y en la parte del servicio educativo, integrar todas las áreas. ¿No?
Miguel Hernández: [00:11:12] Exactamente. Tenemos que abrazar y. Y a veces es complejo porque también implica el responsabilizar, no el el tomar parte y tener el papel y ponerse bien la camiseta. ¿De que el rol que juegan todos y cada uno de estos agentes va a tener un impacto, no? Desde la atención, el servicio, la resolución, la coordinación de las diferentes áreas, la misma dirección. O sea, como todos tenemos que conocer propiamente ese rol que jugamos dentro de toda la estructura para que esta funcione, no solamente en la parte pedagógica, no en la parte de la enseñanza aprendizaje en las aulas.
José Inclán: [00:11:59] Qué bueno que tocas el tema de que cada persona sepa lo que tiene que hacer. Es como una orquesta, no sabes a qué hora entras, qué notas debes de tocar, cuándo te debes de callar, no cuando le toca el solo a alguien más. ¿Pero eso, eso viene porque cada miembro de la orquesta tiene sus partituras y tiene un conductor, no? ¿Las partituras les indican precisamente dónde están los silencios, donde entran ellos y el conductor va guiando todo el esfuerzo de todos, no? Y fíjate que que bueno, yo me he dado cuenta que muchas escuelas que son muy efectivas en hacer eso, tienen todo muy bien organizado y definido y funcionan muy bien. Y también nos hemos encontrado otras escuelas con las que luego platicamos, donde inmediatamente nos damos cuenta que están batallando, no nos platican, tenemos más capacidad para recibir más alumnos, pero no podemos captar más. ¿Tienen procesos muy anticuados, desde admisiones hasta cómo se comunican con padres de familia, porque todos los procesos están bastante obsoletos, verdad? Y también nos damos cuenta que todos los procesos pasan por un embudo, por un individuo que es el que toma la decisión, la decisión final, no que lo que le llaman el micro manager tiene que darle el visto bueno a todo, porque el equipo no tiene esos procesos bien definidos donde sepan qué es lo que tienen que hacer cada día sin la supervisión de nadie. ¿O sea, que tengan, que tengan esa, esa libertad de hacerlo, no? ¿Miguel platícame cómo es que bueno, obviamente la UVM ya es un titán educativo con procesos muy definidos, pero me imagino que cada campus es un universo diferente, no? ¿Platícame cómo es que ustedes en UVM cómo hacen eso, Cómo es que le entregan las partituras a cada quién? ¿Cómo es que el conductor, en este caso tú, los va guiando? Platícanos un poquito cómo funciona como caso práctico.
Miguel Hernández: [00:14:06] Sí, por supuesto. En este caso es es muy importante establecer y comentarles que propiamente la entrega de esas partituras, de esos roles se hace a través propiamente de un de un listado de procesos, no de una definición de estos mismos. ¿Pero tal vez eso suena muy tradicional, no? ¿El decir que cada quien tiene sus procesos establecidos, hay un perfil de puesto, hay ciertos alcances, pero sigue sonando tradicional, no? De dónde viene la parte de la innovación, la parte de la creatividad, la parte del del darle sentido al proceso en enlazar temas claves que a veces quedan sueltos dentro de estos mismos, no desde el saber número uno. ¿Para qué estoy haciendo esto? O sea que qué objetivo tiene el que yo realice cierta tarea que probablemente para a lo mejor el ejecutor pueda sonar repetitiva o a lo mejor incluso sin sentido. O no.
Eduardo García: [00:15:14] Obvio, tal vez obvio.
Miguel Hernández: [00:15:17] ¿Pero por qué si el sistema ya me lo da así, por qué le tengo que agregar esto? ¿No? ¿Por qué lo tengo que reformular entonces? ¿Entender? Primero que nada el me voy a ir por orden. ¿Entender el qué? ¿O sea, qué tengo que hacer? ¿No, para qué lo tengo que hacer? Y dar sentido realmente a la tarea que estemos realizando. Cómo lo voy a hacer, que hoy implica la parte de la capacitación del saber hacerlo. ¿Y adicional, con quién lo voy a hacer? Porque tradicionalmente se acostumbra a que un proceso está a cargo de alguien. En este caso voy a poner el caso de Miguel. ¿El proceso está a cargo de Miguel 100% y pues ya Miguel organizará y dirá quién o lo reparte, no? Pero yo creo que también es importante. O nosotros sabemos que es importante el saber que tenemos áreas que articular y yo creo que ahí voy a jalar un poquito lo de la parte de la estructura que les comentaba y que si bien es cierto es una estructura fuerte, una estructura completa en la parte específica de los procesos, debemos saber bien quién articular, no solamente quién es el responsable, si habrá un líder de ese proceso, habrá un líder de esa tarea. Pero también tenemos que saber quién lo acompaña, no quién va a ser el proveedor de cierta información. ¿Por qué? ¿Porque dentro de los procesos a veces van a entrar, por ejemplo, el caso de algunos sistemas, no? Yo, por ejemplo, tengo un rol muy académico a través de la Dirección de Educación Superior.
Miguel Hernández: [00:16:56] Yo tengo un rol muy, muy a la parte académica, pero también debo conocer información del área financiera, por ejemplo. No, tal vez yo no voy a tener esa accesibilidad al sistema, pero el área financiera sí. Entonces ellos son mis acompañantes. Tal vez voy a tener un área de soporte. Ok. ¿Quién me va a dar soporte en caso de que algo no funcione dentro del proceso? Entonces, incluso no solamente el saber qué es lo que se tiene que hacer o lo que se espera, sino también darle el sentido, el para qué lo estamos haciendo acorde a qué lineamiento, para qué nos va a servir, nos va a llevar incluso a obtener algún reconocimiento, alguna certificación, no saber el para qué, cómo estamos acompañados y cómo lo vamos a articular. Va a ser bien importante esto adicional A1A1 punto que es vital y se convierte en en oro para las instituciones, el tiempo. ¿Ok, tenemos las preguntas clave, tenemos los tiempos definidos, en qué momento lo vamos a hacer y que con qué recursos contamos? ¿O sea, qué hago? ¿En qué momento? ¿Con qué recursos cuento para poder operarlo y de esa forma poderlo poner en en marcha? No sería como. Como la propuesta que vemos por acá y la forma en la que tal vez podemos ver un proceso muy tradicional y como darle la vuelta a través de temas muy claves y agarrándonos obviamente de la estructura con la que contemos.
Eduardo García: [00:18:29] ¿Fíjate que ahí algo de esto que estás mencionando muy importante y que ciertamente a veces puede ser la pequeña gran diferencia, porque también es cierto que encontramos organizaciones como tú dices que sí tienen definidos procesos, no? ¿Claro que este es mi carpeta de procesos, como tú bien dices, desde tengo mi perfil de puesto, pero luego tal vez en donde se pierde verde es en esta interrelación entre los jugadores, no? Aquí está, este soy yo y nadie se meta porque yo lo domino. ¿Ajá, Pero cómo establecer las interrelaciones dentro de la organización para que sean eficientes? Porque luego ahí viene en juego otra cosa. No he tenido oportunidad trabajar con empresas en el tema de personal y viene este juego que muchos conocen, que es el organigrama y el socio grama, que a veces no empata y el organigrama dice que el director tiene que preguntarle al gerente, pero resulta que el gerente no es el que lo resuelve y aunque en el diagrama te diga contacta al gerente, es el subgerente o la secretaria del subgerente el que toma la rienda de ese pedacito y lo regresa. Entonces tener esta habilidad también, como bien dices, de identificar las interrelaciones y que a veces en las organizaciones yo lo he visto, no necesariamente sigue el flujo tradicional del organigrama, es decir, es el de arriba. ¿Así que no, no, no, no, Qué crees que para este proceso no va a seguir esa línea? Requiere que agarrar este otro caminito. ¿Ustedes lo viven también?
Miguel Hernández: [00:20:08] Sí, la realidad es que sí, Eduardo, y algo con lo que yo quiero reforzar un poquito lo que tú comentas es que en realidad los procesos son perfectibles. Sale el proceso se puede reconstruir, se puede innovar. Y en verdad que como instituciones educativas necesitamos personas creativas. No me refiero a los creativos, a la parte pedagógica, no, así que haga la manualidad y todo eso. No, no, no, creativas en la parte de la gestión. ¿Por qué? Porque sí, efectivamente, puede haber procesos que están corriendo, procesos que están tal vez establecidos, pero que en la operación o en la marcha requieren algún algún ajuste. Tú decías a lo mejor por cuestión de organigrama, pues ya no tocamos base con el gerente de Recursos Humanos. Tal vez podemos ir directamente una línea abajo, no podemos ir con el analista de reclutamiento, se me ocurre. Y precisamente tener esa creatividad, esa flexibilidad. Sí, claro. Y en verdad el el hacer lo más, no quiero decir lo más sencillo o lo más fácil, sino lo más accesible. El proceso va a ser de suma valía. ¿Por qué? Porque tal vez la primera línea va a estar saturada de actividades saturadas de acciones, pero ese pequeño proceso, si lo bajamos a una línea en el organigrama o estructuralmente hablando, nos puede dar velocidad y a veces trabajo. ¿Sí, claro, Tocamos nuevamente el factor tiempo, no? ¿Qué es lo que nos trae mayor beneficio? Tal vez habrá algunas cosas que sí tengamos que que ligar no, porque no podemos aflojar la tuerca de ese proceso porque.
Miguel Hernández: [00:21:58] Porque tal vez así lo amerita. Está muy normal, pero habrá algunas otras que sí. ¿Y en esa parte de creatividad, de flexibilidad, también viene mucho el el, el darle valor a valor, confianza, por qué no empoderamiento al personal? Ok, y eso tal vez me meto en otro tema del capital humano, pero va muy sumado a los procesos. Ya tenemos que tener un equipo, una 111. ¿Qué les puedo decir? ¿Pues sí, vamos a llamarle un cuerpo de de personal que pueda dar ese, esa confianza, pueda dar ese alcance, pueda darnos ese acceso para que, para que el equipo se pueda llegar incluso a autogestionar en la medida de lo posible o en alguno de los puntos no, y que tengamos una alta resolución, una alta competencia propiamente en la gestión de estas actividades y que incluso podamos descargar y delegar, no algunas de estas y que ya no tengan que salir en direcciones, que también es algo muy tradicional, no? ¿Donde el director hasta que aprueba el director sucede, no? ¿O o hasta que sale el correo y hasta el correo dice este sí autorizo dos puntos eh? Salen y si no trae los dos puntos no sucede. Yo creo que en. El proceso propiamente el el, el. Ese tipo de situaciones que van en la accesibilidad, en la creatividad, en.
Miguel Hernández: [00:23:38] En la libertad. ¿Por qué no decirlo así? Nos va a ayudar mucho a que las cosas fluyan como instituciones, que las cosas se den porque y eso hay que tenerlo también bien, bien clarito en el en la parte de los procesos es: ¿Hacia qué va a servir ese proceso? Ok. ¿Va enfocado a al estudiante, a la resolución de algún tema particular con el estudiante? ¿Va a la gestión con un proveedor? ¿Va a un trato interno? ¿O sea, cuál es el objetivo final de ese proceso? ¿Cuál va a ser el producto entregado? Ok, habrá algunas cosas que tendremos que cerrar, como decía no, pero habrá algunas otras cosas que tendremos que agilizar. ¿Por qué? Porque a lo mejor si es un servicio al estudiante y en verdad el agilizar el tiempo, el quitar, tal vez alguna barrera nos va a ayudar a darle una mejor experiencia terminal en ese proceso al alumno. Ah, bueno, adelante. Tenemos que visualizarlo, tenemos que proponerlo. Sí, en una primera instancia y eso es bien importante mencionarlo a los directivos, compañeros, académicos o no académicos que nos acompañan en la transmisión del día de hoy. ¿Es que si el proceso no sale a la primera tampoco está mal, ok? ¿El proceso se puede reconstruir OK? Y es algo que en la parte educativa. Estimados José y Eduardo, tenemos bien bien marcado que todos queremos que nos salga la primera. ¿Y saben qué? Queremos el diez.
Eduardo García: [00:25:12] Todos queremos sentir el aplauso.
Miguel Hernández: [00:25:16] El aplauso, no la medallita. Porque a mí me tocó Estrellita en el kínder y está claro que.
Miguel Hernández: [00:25:22] No queremos el diez, queremos la estrellita y todo, pero tenemos que también saber reconocer y saber utilizar como una herramienta el error ok o la evaluación del proceso. ¿Por qué voy a asemejar con los alumnos, no? Tal vez el estudiante no sacó en el primer parcial o en el primer bloque el diez que tanto anhelamos. Preguntémonos porque el estudiante sacó un siete ok y a lo mejor no nada más es un estudiante. ¿Son dos los que sacaron siete, pero estoy seguro que detrás de ese siete hay causales distintas, no? Lo mismo pasa en los procesos institucionales. Puede que no nos ha ido bien en un proceso. ¿Qué pasó detrás de ese proceso? No hay que identificarlas causales y que estén en un periodo. Si bien podemos decirlo, constante de prueba, constante de evaluación nos va a ayudar muchísimo a tener esa visibilidad. ¿Y qué creen? ¿Tenemos que hacer partícipes no solamente a los directivos, porque en esos procesos tenemos que hacer partícipes a coordinadores, equipo operativo, docentes, administrativos, de tal forma que tengamos una visión holística de lo que está sucediendo con ese proceso, que estemos tocando en ese momento o algún otro, no? Tenemos que darnos la oportunidad de escuchar, de hacer foros de propuesta y que ojo, esos foros de propuesta no van a ser donde van a decir ah sí, ya en una hora reformamos el proceso, probablemente no sale, eso no va a suceder si no nos tenemos que llevar esos comentarios, incluso invitar a estudiantes, invitar a profesores que son los que reciben el producto final y llevarnos esas propuestas, no para trabajarlas. ¿Algunas serán de suma valía y que se podrán considerar en el ajuste que pueda corresponder, no? Eso sería como mi postura en ese en ese aspecto.
José Inclán: [00:27:26] Oye, ahorita me quedé pensando, regresando un poquito a los miembros del equipo. Y por cierto, ahorita que mencionaste también lo de las estrellas, me quedé pensando yo, la única estrellita que me ponían a mí de chiquito era en la frente, era la ceniza del Miércoles de Ceniza. Yo no era alumno de Estrellita en la escuela, pero este te iba a comentar qué pasa. Hay lugares como la UVM en donde ustedes a lo mejor tienen cinco o seis personas en admisiones, por ejemplo. ¿Y si no fue Juanito a trabajar, hoy la Laura es la buena y le sabe no? O a lo mejor te quebras de la creatividad. A lo mejor Juanito no es el creativo, pero Laura nos echa la mano ahí en Admisiones y se pone creativa. Platícanos. ¿En escuelas más pequeñas, donde hay una matrícula de 100 alumnos, 150 alumnos, o sea, una persona hace muchas cosas, no? ¿Qué hacemos? Miguel Platícame desde ahorita que platicábamos de de de mejorar los procesos y empoderar a los a los miembros del staff. ¿Cómo? ¿Cómo lidiamos con esos miembros del staff que dicen híjole, yo nomás estoy aquí ocho horas y de mi no, a mí no se me da la creatividad y este y pues no, nada más no, platícanos ustedes como, como se han enfrentado eso, de qué manera le ayudamos a que? ¿A que estos miembros del staff que a lo mejor no quieren entrarle a darnos sus ideas y ayudarnos a mejorar los procesos, cómo nos ayudan? ¿Cómo los hacemos? Por. Para que nos ayuden con eso.
Miguel Hernández: [00:28:58] Y eso si es si es bien interesante. ¿Y la realidad es que nadie está exento de ese tipo de situaciones, no? Yo les mentiría si dijera no, aquí no sucede nunca, nunca nos ha pasado porque no, o sea, realmente si tenemos que también hacerle frente a esa parte. Y yo creo que mucho tiene que ver con dos cosas y es algo que también yo defiendo desde una postura personal y la he complementado muy bien aquí en la universidad. ¿Es lo mencionaba anteriormente también que es el el darle el sentido a lo que el colaborador está haciendo, no? ¿Por qué haces lo que haces para en este caso la universidad? Ok, si tal vez tenemos no sea al equipo de prefectos que están en el piso en la operación, que están en los pasillos de la universidad y también tenemos coordinadores que están en oficinas atendiendo a alumnos. ¿Qué sentido tiene para el prefecto estar en pasillos? Porque es importante que él esté supervisando la disciplina, que esté dando ese servicio a la comunidad, de cuidar también a los estudiantes, a los a los al equipo de la institución, al activo. O sea, que esté al pendiente. ¿Qué valor tiene el coordinador tan importante al estar recibiendo a los tutores, a los padres de familia? Yo creo que es importante eso, o sea, darles claridad al papel que que cada uno juega y que es importante.
Miguel Hernández: [00:30:35] O sea. Voy a hacer una analogía, a lo mejor muy simple. ¿Pero o sea, qué rol y qué tan importante es el guardia de seguridad que está en la puerta incluso, no? ¿Qué rol tan importante juega el guardia en recibir, en ingresar? ¿El permitir el acceso a los estudiantes al permitir el acceso a los visitantes? ¿No, Entonces es es muy orientado esta parte de darle un sentido al al rol que juegan todos y cada uno y que cada uno lo entienda, ok? ¿Porque a veces creemos o suponemos que tenemos que hacer ciertas cosas, no? Y probablemente si las tengamos que hacer o un poquito más no, pero es importante hacerla sensible, o sea, desde la parte humana, no solamente la parte administrativa, sino la parte humana. Al colaborador que conozca. ¿O sea, qué tan valioso es lo que está haciendo, no? Yo poner el ejemplo, el prefecto del coordinador les puedo mencionar de laboratorista, les puedo mencionar del mismo docente. ¿No? O sea que tengan muy muy clarito cuál es la finalidad de de que ellos estén, estén participando dentro de la institución, no son parte de y son quienes mueven esos esos engranes que mencionaba en un en un principio y ahora también es muy necesaria la parte de la capacitación y la accesibilidad a la información.
Miguel Hernández: [00:32:09] Algo bien, bien interesante es eh, y que yo intento también poner en práctica ahorita y les comentaré una. Una anécdota es que tengamos equipos formados e informados a qué me refiero con “formados”, equipos capacitados, ok. Y que sepan la operación de sus procesos, la operación de sus herramientas, las operación de sus sistemas. ¿Yo les puedo comentar ahorita que en mi equipo tengo varios elementos, elementos nuevos, realmente no, y si bien es cierto sí hay un plan de capacitación que durará una semana, 15 días, pero en ocasiones en la misma operación como que te salen muchas cosas no? O te salen muchos casos. ¿Entonces el estar cercano, el incluso generar espacios de colaboración con con los equipos, va a ayudar a que las incidencias diarias o los temas diarios vayan fluyendo y tener esa intercomunicación también donde te puedan consultar casi, casi a un lado, no? Este por ejemplo, el día de hoy estoy aquí con parte de mi equipo, que también me están acompañando acá, lo estoy saludando. ¿Por qué? Porque estamos en un espacio donde estamos compartiendo y estamos llevando un proceso de valía para la institución. ¿No estamos aquí, algunos ahorita ya salieron a comer, algunos otros estamos de este lado y estamos ahora sí que a unos metros, no? ¿Eso sí, todavía con sana distancia, verdad? A unos metros.
Eduardo García: [00:33:47] Por si las moscas.
Miguel Hernández: [00:33:48] ¿Así que nos podemos consultar y nos podemos platicar no? Y eso que creen también es formación, porque a veces creemos que el plan de formación es lo que viene en la capacitación, le entregamos su reconocimiento al colaborador y ya cumpliste con tu plan de formación. Felicidades y tómala. Lo mandamos a los 14 años. No, no es suficiente, sino también estar en el día a día y estarnos acompañando. Yo propongo mucho esa parte de generar espacios de colaboración y de interacción, a lo mejor no jornadas completas, a lo mejor ciertos espacios que permitan esa interacción, resolución de dudas es bien importante y eso ayuda al primer punto que les comento la formación y ahora la información. Es lo que todo el equipo debe de conocer, lo que toda la institución o bien el el equipo correspondiente, alguna área debe de saber o qué. ¿En qué estamos? ¿Cómo estamos? Ok. En mi caso, la posición o la dirección se llama Dirección de Educación Superior y la resumimos a la des. Así nos conocemos acá. No la des. Ok, este y pues agarré y en una de esas se me ocurrió hacer este en nuestro grupo de whatsapp que tenemos o algo que se llamó el No tides.
Miguel Hernández: [00:35:09] El diario. ¿Amanecíamos con la nitidez y le ponía a un icono ahí en el whatsapp de un periodiquito y era como estábamos no? O sea equipo. Muy buenos días. En su nitidez del día de hoy les informamos que tenemos este tanto porcentaje en preinscripciones, tenemos una visita y les mandábamos ahí los avisos y luego empezamos a involucrar gente, no este por ejemplo en desarrollo académico, que es quien ve el los procesos de docentes, que quien está vigilando ahí la la operación de los docentes. Le hicimos una sección a Desarrollo Académico, les ponía en su sección favorita. ¿El día de hoy este Rossi nos va a publicar este el estatus de nuestros indicadores docentes, no? Y ahí en la noche veías a Rosy mandando su su su su sección de nitidez al grupo y luego entró a la oficina enlace que ve prácticas profesionales. Pues ahí van también. Y esos canales a lo mejor muy casuales, permiten saber como estamos y eso ayuda a lo que comentaba también anteriormente al darle sentido. ¿Ok, porque si en algún momento vemos que estamos tal vez mal en cuestión de disciplina por poner un ejemplo no? ¿Y en la nitidez tal vez salió que tenemos un riesgo disciplinario por allá un chico, lo andan penalizando por alguna indisciplina que cometió el prefecto debe saber que necesitamos de su ayuda para el cuidado de la disciplina en la institución, no? Y eso le empieza a dar sentido.
Miguel Hernández: [00:36:44] Y empezamos a informarlos y empezamos a detonar alertas y empezamos a ponernos en modo, en modo urgencia. ¿En ocasiones no? ¿Y a lo mejor yo aquí el prefecto, pues ya se acabó mi jornada, estoy bien tranquilo, pero veo que tenemos casos disciplinarios, ya no podemos estar tan tranquilos y eso se refuerza a través de las sesiones con ellos, no? Sesiones por departamentos. Muy interesante también tenerlas y obviamente que ayuden a estos dos aspectos la formación, la información y adicional. Yo siempre busco también tocar la parte, la parte sensible, la parte humana, el sentido, el darle sentido al porqué día a día. Me paro a las 05:00 y vengo aquí con el equipo, en mi caso de la DES o el equipo de finanzas, el equipo de la institución en general y el por qué estoy aquí, qué rol juego y cómo puedo hacer la diferencia. Apegado a mis procesos, pero también con el claro cumplimiento de estos mismos. Ya me extendí un poquito. Ustedes disculpen.
José Inclán: [00:37:48] No, no, no, está bien. ¿No, no, de hecho me quedé pensando, recapitulando un poquito lo que hemos cubierto, no? ¿Eh? Lo primero, la importancia de los procesos. Lo segundo, la importancia de empoderar a tu equipo. ¿Lo tercero, lo que comentabas de información y formación y esto 4.º, no, que es el sentido, la dirección de qué es lo que estamos logrando con el día a día, no? ¿Ahora a mi me queda esta duda Cómo? ¿Qué instrumentos tienes tú para ir puliendo los procesos que tenemos? ¿Todo esto de información, trabajas con ellos de la mano? ¿Cada cuánto te reúnes con tu equipo para darles retroalimentación? Hay alguna sesión donde una cada seis meses, una vez al año se les da una sesión de retroalimentación. Platícanos cómo funciona eso para ayudar a tu equipo y al y a los procesos también. ¿Cada cuánto los auditas y se corrigen?
Miguel Hernández: [00:38:55] ¿Si es eso, también es bien importante porque? Porque cual es nuestra guía, nuestra guía principal por acá tenemos mucho que ver con indicadores, eso igual también es un tema bien interesante, o sea, el saber cómo establecer un indicador o cuáles son nuestros indicadores clave. Entonces esos indicadores clave están ligados a los procesos. Hay algunos de estos que pues son semanales, o sea, les puedo decir que por acá también tenemos indicadores que tenemos que revisar semanalmente. Hay algunos que son mensuales, bimestrales, semestrales, no tenemos diferentes. No, pero no cabe duda que el indicador debe estar enlazado obviamente al proceso, que es lo que nos va a ayudar a evaluarlo, a evaluar tanto el resultado como la eficiencia del proceso. Entonces, nuestra guía o nuestra base son los indicadores que tenemos nosotros por acá y él el saber cuáles son los indicadores, pues bueno, nos va a ayudar a estarlos evaluando. Tenemos varias sesiones, generalmente yo con el equipo me reúno semanalmente por departamento. Recomendación también para los directores tengan una agenda, una agenda definida, ok. ¿Por qué? ¿Porque lo que a veces llega a suceder es que estamos apagando fuegos, no? ¿Llegó a las 09:00 y 09:15 ya sucedió algo a que se cayó el sistema o que se cayó el niño? ¿No? Por decir algo es. Y estamos apagando el fuego. Estamos apagando urgencias. Sí, puede suceder. Es un hecho que estamos expuestos a eso. Pero también es importante tener un. Un yo lo conozco, le llamo un sistema de gestión donde estratégicamente podamos colocar ese tipo de reuniones, ese tipo de sesiones que nos van a ayudar a supervisar.
Miguel Hernández: [00:40:57] ¿Número uno, cómo estamos avanzando? Yo creo que antes de llegar a modificar un proceso tenemos que estar evaluando. ¿No? O sea, tenemos que estarlo revisando, por decirlo así, e incluso detonar o ejecutar los apoyos, porque si tenemos un equipo pequeñito o un equipo robusto, podemos ver quién puede, quién puede apoyar en algún momento y quién puede entrar. ¿A lo mejor hacer un un back, no para desarrollar algún área y que atienda otro tema que nos ayude a avanzar en algún en alguno de los de los puntos no? Entonces el tener el indicador que es la la la parte más importante y el cómo se llama y el. Y el el tener como ese ese sistema que estratégicamente nos ayude a visualizar como vamos va a ser excelente. Habrá indicadores que se tengan que supervisar diario, no habrá indicadores que se tengan que supervisar, no tan progresivamente. Yo les pongo un ejemplo que vivimos muy muy sensible por acá. Muchas de nuestras materias se auxilian de tecnología educativa a través de una plataforma. Entonces tenemos que ver cómo va avanzando el estudiante en la plataforma y vaya recurso que tenemos, porque tenemos visibilidad de cómo va el alumno en ella e incluso cómo va el docente en ella, si está calificando, si no está calificando, si le está dando retroalimentación, si no.
Miguel Hernández: [00:42:25] Entonces semanalmente nos reunimos en un comité para visualizar cómo va ese indicador, no de las materias que se auxilian de la plataforma educativa. ¿Ok, eso por qué? Porque semanalmente van entregando actividades. ¿No sería o no habría muchos cambios si lo viéramos a diario, no? ¿Por qué? Porque esto se va evaluando de manera semanal. A lo mejor me quiero ir a otra parte, que no es tan académica. Me voy a la parte financiera. No, nosotros somos una institución privada y por ende hay vencimientos, no de fechas de pago. Entonces nos reunimos con el área financiera previo a los vencimientos y posterior a los vencimientos para evaluar cómo está nuestro indicador de deudores. Por ejemplo, no en la parte económica nos vamos ahora no sé a otro tema. Entrega de documentos oficiales no a cómo estamos en documentos oficiales. Probablemente el director de Servicios Escolares, pues no nos va a hacer una cita dos veces al día. Ok, pues a lo mejor lo podemos ver cada 15 días. ¿Por qué? ¿Porque la afluencia de alumnos que entregan documentos oficiales de nuevo ingreso, pues a lo mejor no va a ser tan tan magna, no? Eso es una recomendación que yo les hago tener bien delineados. ¿Cuáles son sus indicadores? Y número dos, tener bien esquematizado cómo medirlo y cuándo para hacer reuniones efectivas, reuniones enfocadas con el dato a la mano. Y ahí podemos empezar a desautorizar y a delinear ciertos puntos. De acuerdo.
Eduardo García: [00:44:03] Oye, Miguel. Bueno, pues el tema de procesos obviamente es muchísimo. Da mucho de qué hablar, obviamente. Vamos terminando este episodio. Se nos acaba el tiempo. ¿Entonces me gustaría, si les parece, a manera de conclusión, porque ya oímos como que cosas muy puntuales, no? ¿Pero qué piensan ustedes de esto, de este planteamiento? A veces, después de todo lo que escuchamos, hay organizaciones que creen que estandarizar procesos es hacerlo tan riguroso que cae en burocracia. ¿Lo que platicábamos un poco al inicio de no, si no pasa el verde aquí no se mueve y háganle como quieran, no? O el extremo no hay que ser flexibles y entonces nunca sucede nada de lo que se está preestablecido. ¿Cómo encontrar esa media? ¿Como, cómo, cómo? Como. ¿Cómo verle el sentido? Yo alguna vez con un abogado platicaba respecto a las leyes y decía bueno, primero las leyes son para los infractores. Pero además decía yo alguna vez las escuelas que tocan mucho el tema de la SEP, por ejemplo, con algunas regulaciones, etcétera y decíamos a ver si la ley fuera de aplicación directa y rigurosa, entonces no existirían los abogados. Para eso están los abogados, para hacer una interpretación de la ley, tomar en consideración el contexto del que se está aplicando y entonces dar lo que suceda, no lo que siga acá. Cómo lograr ese equilibrio entre. No, no, aquí llevamos los procesos a todo lo que da, pero no pasa nada porque hay una burocracia absoluta o al revés. ¿No es que aquí fluimos como el agua, como dijo Bruce Lee, no? Y todo es flexibilidad. Y entonces que Dios nos ampare y a ver qué pasa. ¿Cómo encontrar esa media? ¿Qué han hecho ustedes a manera de cierre? Tenemos un par de minutos.
Miguel Hernández: [00:45:43] Sí, claro, Ahí muy, muy breve. Tú le acabas de tocar a Eduardo. La parte de la normativa es lo que nos rige. O sea, ningún proceso puede ir en contra de la normativa. ¿No? Número dos, con la parte que les comentaba conocer y ahora sí que delinear bien la tarea con sus responsables y corresponsables, no que sean. Ya no es solamente uno al que vamos a responsabilizar. ¿No tiene alguien más que que también tendrá que cumplir sus tareas para que se pueda lograr? No, esa sería la la segunda. Bueno, normativa el tema de la de la responsabilidad y corresponsabilidad. Tres. El establecer propiamente métodos de supervisión. Eso sí, no podemos dejar de supervisar. Es algo importante que haya roles, que haya estaciones que supervisen, que las cosas estén sucediendo y cómo deben de darse, que cuatro No dejo de quitar sobre la mesa la parte de la creatividad, la flexibilidad y la buena operación del proceso. Y voy a sumar algo que sí es bien importante y que mencionamos al inicio de la sesión del día de hoy. La disciplina, disciplina operativa y la disciplina operativa va a implicar a desde el director hasta todos. Realmente no, o sea que que realmente estemos cumpliendo, seamos ejemplo, incluso delimitando bien los tiempos, mostrar que estamos trabajando sobre esa, sobre ese ABC que establece el proceso también con esa apertura, pero obviamente también con esa disciplina y con esa encomienda de que se tiene que que lograr. No serían básicamente los puntos que yo yo propondría.
José Inclán: [00:47:44] Muy bien, José, no me queda. Me queda muy claro de lo que platicábamos al principio, no debe de haber ese marco, ese marco normativo y bueno, lo que propongamos, lo que hagamos, no pueden encontrar ese marco, ese sandbox que le llaman, pero, pero es la belleza de esto que te permite tener esa flexibilidad. ¿Yo en mi, en mis estudios profesionales, yo estudié políticas políticas y es algo que nos que no, que de lo que se practica mucho los tipos de constituciones que hay, no hay constituciones que son constituciones muy muy ligeras, muy pequeñas, como la Constitución de Estados Unidos y constituciones que que tienen muchísimos artículos, como es el caso de la mexicana, no? Y son los beneficios. Hay muchos beneficios en ambas, pero una de las cosas de la Constitución de Estados Unidos es que nada más te da un marco, solamente un marco de de algunos, algunos valores, algunas cosas que hay que seguir muy básico y todo lo demás se deja abierto. Interpretación y permite tener este tipo de creatividad no versus una una cuestión que es un poco más restrictiva. Entonces, creo que esas son las dos cosas más o menos. Para poner una analogía un poco burda de los caminos que podemos seguir en esto que estamos conversando el día de hoy, y sin lugar a duda hay muchas oportunidades de crecimiento para las escuelas.
José Inclán: [00:49:11] Espero que en el tema, en la charla de hoy haya, haya, hayamos podido abordar un poquito esas preguntas. Yo sé que a veces los directores administradores de escuelas es un lugar un poquito solitario, luego no tienes con quién platicar, con quién rebotar ideas y espero que Campus Day sea ese espacio. Y espero que la charla del día de hoy precisamente nos ayude un poquito a este, si no encontrar las soluciones que estábamos buscando. ¿Pero iniciar la conversación con ustedes mismos, directivos de cómo podemos mejorar esos procesos, cómo podemos empoderar a nuestros a los miembros de nuestro staff para que nuestras instituciones educativas sean más fuertes, verdad? Que tengamos esos procesos más definidos para que nos podamos dedicar más a lo que es el deber ser de la escuela, a la educación de los niños y no tener que estar con el látigo y con las reglas y con que todo pase por nosotros, porque así lo hemos hecho desde el inicio. No espero que sea parte de lo que dejamos, tocayo.
Eduardo García: [00:50:17] Nada. Pues este tema en lo personal también me interesa, me gusta muchísimo. ¿Yo me quedaría con el ni muy muy ni tan tan no? Finalmente hay que encontrar esa media, pero hay que hacerlo, no hay que dejar la libertad. Y gracias Miguel por la sesión de hoy y espero que no sea la última. Yo creo que tenemos un par de horas más para charlar. Seguro.
Miguel Hernández: [00:50:40] Claro que sí, claro que sí.
José Inclán: [00:50:42] Si, así es. Y te damos mucho las gracias, Miguel. Como comentaba José Eduardo, agradecemos tu tiempo, el que hayas compartido con nosotros y con los directivos. Espero que sea un un episodio que nos deje enseñanzas importantes y como dice José, que no sea la última, que sea la primera de varias veces que nos reunimos. Muchas gracias Miguel por tu participación y por estar aquí el día de hoy.
Miguel Hernández: [00:51:08] No, al contrario, Muchas gracias a ustedes y es un gusto para un servidor poder haber estado el día de hoy y por supuesto sería un gusto volvernos a encontrar por acá y tocar algún otro tema de de interés para nuestros estimadísimo directores en pro de una de una buena gestión de instituciones educativas.
José Inclán: [00:51:28] Muy bien, muchas gracias Miguel Gracias Tocayito
Eduardo García: [00:51:31] Gracias a ustedes. Un gusto. Hasta la próxima como siempre. Y bueno, buscando temas como estos, interesantes para todos. Seguro.
José Inclán: [00:51:39] Claro. Y antes de irnos, quiero recordarle a nuestra audiencia que no se les olvide descargar la aplicación de Campus Dojo. Está disponible para dispositivos Android y iPhone tanto en Google Play como en el AppStore. En pantalla, los que nos están viendo pueden ver los códigos QR para descargar. También pueden ir al campusdojo.com. También hay ligas para descargar. Y bueno, nos estamos viendo aquí en el próximo. En el próximo episodio. Muchas gracias y hasta la próxima.
Eduardo García: [00:52:12] Saludos.
José Inclán: [00:52:18] Un servicio de campus móvil con todos los derechos reservados por Applied Educational Solutions.
